AI Agents op je AFAS-data

AFAS is voor veel organisaties het hart van de personeelsadministratie. Via de koppeling tussen Conversed.ai en de AFAS HR-API halen onze AI Agents realtime en veilig personeelsgegevens op, denk aan naam, leeftijd, functie, dienstverband, contractvorm en verlofsaldo. De agent combineert deze gegevens vervolgens met arbeidsvoorwaarden en HR-documentatie uit systemen als SharePoint. Zo krijgt een medewerker op een vraag als “hoeveel verlofdagen heb ik nog?” of “welke regeling geldt voor mijn contract?” direct een persoonlijk en correct antwoord, zonder dat een HR-medewerker hoeft bij te springen.

Naast HR biedt AFAS een volwaardige Finance-API. Via GetConnectoren en OData-koppelingen halen onze AI Agents vrijwel alle financiële data op: financiële mutaties, boekingsdagen, grootboekrekeningen en journaalposten, evenals verkoop- en inkoopfacturen met bijbehorende status- en relatie-informatie. Voor grote datasets, nacalculaties, omzetmodellen en openstaande posten, gebruiken we OData-connectoren die speciaal geschikt zijn voor volume. Hierdoor kan een finance-agent de status van een factuur toelichten, openstaande posten inzichtelijk maken of een boeking analyseren, altijd op basis van de actuele cijfers in Profit.

Een van de sterkste punten van de AFAS-integratie is de mate van controle. U definieert zelf welke GetConnectoren beschikbaar zijn en dus precies welke velden een AI Agent te zien krijgt: bedragen, datums, relaties, kostendragers, kostenplaatsen, btw-codes en meer. Zo bepaalt u op veldniveau wat een agent wel en niet mag ophalen. Een HR-agent krijgt geen inzage in grootboekmutaties en een finance-agent ziet geen persoonlijke personeelsdetails. Deze granulaire autorisatie zorgt ervoor dat data uitsluitend wordt ontsloten waar dat functioneel én juridisch verantwoord is.

De AFAS-integratie gaat verder dan gestructureerde velden. Via de REST-endpoints van AFAS, FileConnector, ReportConnector en ImageConnector, halen onze AI Agents ook onderliggende bestanden op: PDF-facturen, rapporten en afbeeldingen die aan een boeking of relatie zijn gekoppeld. In combinatie met Scan & Herken, waarmee AFAS inkoopfacturen automatisch inleest en boekt, kan de agent op basis van de factuurdata en mutaties analyses maken, controles uitvoeren of een toelichting geven. Zo krijgt uw team niet alleen een nummer of bedrag, maar het volledige document binnen handbereik.

Personeels- en financiële gegevens behoren tot de meest gevoelige data binnen een organisatie. Daarom is de AFAS-koppeling gebouwd volgens het principe van least-privilege: de agent krijgt uitsluitend toegang tot de velden die nodig zijn voor de taak. Alle persoonsgegevens die door onze AI Agents worden verwerkt, worden gepseudonimiseerd, waardoor namen, BSN-nummers en andere herleidbare gegevens nooit direct zichtbaar zijn. De verwerking is volledig AVG-compliant en sluit aan op de eisen van de Europese AI Act. Zo benut u de kracht van uw AFAS-data zonder in te leveren op veiligheid of compliance.

De echte meerwaarde ontstaat wanneer AFAS-data wordt gecombineerd met de kennis die elders in uw organisatie ligt. Via Retrieval-Augmented Generation (RAG) koppelt Conversed.ai de gestructureerde data uit AFAS aan documentatie uit systemen als Zendesk, Freshdesk, SharePoint en Google Drive. Een HR-agent verrijkt zo een persoonlijk verlofsaldo uit AFAS met de juiste verlofregeling uit uw personeelshandboek; een finance-agent verbindt een factuurstatus met het bijbehorende inkoopbeleid. Het resultaat is een antwoord dat feitelijk klopt én contextueel volledig is.

Met het AI Optimization Studio van Conversed.ai houdt u volledige grip op wat uw AI Agents met de AFAS-data doen. U ziet realtime welke vragen worden gesteld, hoe de agent presteert en waar verbetering mogelijk is. Door middel van menselijke feedback wordt de nauwkeurigheid van de antwoorden continu verbeterd, terwijl dashboards inzicht geven in veelgestelde onderwerpen en trends binnen HR en Finance. Zo blijft de integratie niet alleen veilig en actueel, maar levert deze doorlopend waardevolle inzichten op voor uw bredere bedrijfsvoering.