De Privacyverklaring van Conversed.ai

Bijgewerkt op 8 oktober 2025

Deze privacyverklaring (“Beleid”) is van toepassing op alle producten en diensten die worden aangeboden door Conversed.ai (“Conversed.ai”, “wij” of “ons”). Als u vragen heeft over dit Beleid, kunt u gerust contact met ons opnemen via onze website of ons e-mailen op privacy@conversed.ai.

Bij Conversed.ai respecteren wij de privacyrechten en gegevensbeschermingsrechten van gebruikers. Onze privacyverklaring is bedoeld om u te helpen begrijpen welke informatie wij verzamelen en hoe wij die informatie gebruiken en delen. Wij zetten ons in voor de bescherming van uw individuele rechten, in overeenstemming met de AVG (Verordening (EU) 2016/679), waaronder:

• Uw recht op informatie.
• Uw recht op inzage.
• Uw recht op rectificatie.
• Uw recht op verwijdering.
• Uw recht op beperking van de verwerking.
• Uw recht op overdraagbaarheid van gegevens.
• Uw recht van bezwaar.
• Uw rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Als u een bezoeker bent van een Conversed.ai-website, een ontvanger van communicatie van Conversed.ai, een klant van een Conversed.ai-dienst of een vertegenwoordiger van een klant van een Conversed.ai-dienst, dan is dit Privacybeleid, behalve waar hieronder uitdrukkelijk anders vermeld, van toepassing op uw gebruik van een dergelijke Website of Dienst.

Als u een bezoeker of gebruiker bent van een website of dienst van een derde partij (“Website/Dienst van een Derde Partij”) die gebruikmaakt van communicatie- of berichtenproducten van Conversed.ai (zoals de chatwidget van Conversed.ai), dan wordt alle informatie die u indient bij een dergelijke Website/Dienst van een Derde Partij (ook via een product van Conversed.ai) verzameld onder het privacybeleid van de eigenaar van die Website/Dienst van een Derde Partij, en dient u contact op te nemen met die eigenaar voor eventuele gerelateerde verzoeken of vragen.

Verwerkingsverantwoordelijke

Conversed.ai BV, statutair gevestigd aan het J.M. Keynesplein 4, 1066 EP Amsterdam, is de Verwerkingsverantwoordelijke. Zoals gebruikt in dit Privacybeleid verwijzen “Conversed.ai”, “wij” en “ons” naar Conversed.ai BV. Met de “Websites” worden de websites van Conversed.ai bedoeld (waaronder, zonder beperking, www.conversed.ai, platform.conversed.ai en eventuele opvolgende URL’s, mobiele of gelokaliseerde versies en gerelateerde domeinen en subdomeinen), en met de “Diensten” worden de communicatie- en berichtenproducten, applicaties en diensten van Conversed.ai bedoeld, in welke vorm deze nu of in de toekomst ook worden aangeboden. De Websites en Diensten worden hierna gezamenlijk aangeduid als de “Producten”.

Welke informatie wij verzamelen

Registratie- en contactgegevens

Wij verzamelen informatie over u wanneer u (a) zich registreert om de Diensten te gebruiken en (b) ons op andere wijze contactgegevens verstrekt via e-mail, post of via onze Producten. Deze door u verstrekte informatie kan onder meer bestaan uit uw gebruikersnaam, voor- en achternaam, e-mailadres, postadres of telefoonnummer.

Wanneer u de Diensten aanschaft, verzamelen wij ook transactiegegevens, waaronder mogelijk uw creditcardgegevens, factuur- en verzendadres en andere betalingsgerelateerde informatie (“Betalingsgegevens”). Hoe Betalingsgegevens kunnen worden verzameld en verwerkt, wordt beschreven in de sectie hieronder getiteld Betalingsgegevens.

Informatie van platforms van derden

Wij kunnen informatie verzamelen wanneer u interactie heeft met onze advertenties en andere content op websites of platforms van derden, zoals sociale netwerksites. Dit kan onder meer bestaan uit “likes”, profielinformatie verzameld via sociale netwerksites of het feit dat u onze content heeft bekeken of ermee heeft geïnteracteerd.

Overige informatie

Wij kunnen andere informatie van u verzamelen die hier niet specifiek wordt genoemd. Wij kunnen dergelijke informatie gebruiken in overeenstemming met dit Privacybeleid of zoals anderszins door u toegestaan.

Rechtsgrondslag. Ons gerechtvaardigd belang.

De producten van Conversed.ai werken samen om sales-, marketing- en supportteams te helpen beter te communiceren met klanten. Om bezoekers en leads te betrekken, hebben wij een gerechtvaardigd belang om relevante gegevens te verzamelen en berichten te versturen op basis van deze informatie. Wij houden rekening met uw privacy- en gegevensbeschermingsrechten wanneer wij onze gerechtvaardigde belangen nastreven en zorgen ervoor dat de werking van onze Producten deze rechten niet aantast. Voor websitebezoekers bewaart Conversed.ai deze gegevens gedurende 9 maanden; voor sales- en marketingleads bewaart Conversed.ai deze gegevens totdat de betreffende persoon zich afmeldt, of totdat deze gedurende 24 maanden geen interactie meer heeft gehad met Conversed.ai.

Klantgegevens

U kunt verschillende soorten informatie en gegevens indienen in de Diensten ten behoeve van hosting en verwerking (“Klantgegevens”). Klantgegevens kunnen onder meer bestaan uit (a) factuurgegevens, persoonsgegevens zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers, locatie en foto’s van de eindklanten, potentiële klanten en andere gebruikers en bezoekers van uw websites, apps en andere eigendommen (bijvoorbeeld gegevens van teamleden), welke informatie door u kan worden ingevoerd in de Diensten of kan worden verzameld door de Diensten met behulp van tags, scripts en andere code van Conversed.ai die op dergelijke eigendommen is geïmplementeerd, en (b) informatie vervat in communicatie tussen u en personen die gebruikmaken van de berichtenfuncties van de Diensten.

Wij zullen Klantgegevens uitsluitend gebruiken, openbaar maken en anderszins verwerken voor de doeleinden die zijn vastgelegd in uw overeenkomst met ons voor de levering van de Diensten.

Rechtsgrondslag

Wij verwerken en bewaren Klantgegevens om onze Klantovereenkomst met u uit te voeren. Zonder deze informatie zouden wij onze Producten niet aan u kunnen leveren. Wij verwerken Klantgegevens ook om onze gerechtvaardigde belangen na te streven door te zorgen voor een soepel verloop van uw Klantovereenkomst en om uw sales-, marketing- en supportteams te helpen beter te communiceren met uw klanten. Wij houden rekening met uw privacy- en gegevensbeschermingsrechten wanneer wij onze gerechtvaardigde belangen nastreven en zorgen ervoor dat de werking van de Producten deze rechten niet aantast. Conversed.ai bewaart deze gegevens totdat de betreffende persoon zich afmeldt, of totdat wij wettelijk verplicht zijn uw gegevens opgeslagen te houden.

Bronnen van de informatie die wij verzamelen

Van u. U bent de primaire bron van de persoonsgegevens die wij verzamelen, waaronder de Registratie- en Contactgegevens, Betalingsgegevens en Klantgegevens die u ons verstrekt via de Producten of anderszins.

Van andere bronnen. Wij verkrijgen persoonsgegevens uit andere bronnen, zoals:

• Andere gebruikers, die Klantgegevens van andere personen aan ons verstrekken.
• Platforms van derden, zoals onze advertentiepartners en content op websites of platforms van derden, waaronder sociale netwerken.

Hoe wij de informatie gebruiken die wij verzamelen

Wij gebruiken uw informatie op de volgende manieren:

• Om de Producten en onze andere producten en diensten te leveren, te onderhouden en te verbeteren, waaronder het bedienen van bepaalde functies en functionaliteiten van de Producten (bijvoorbeeld door uw informatie te onthouden zodat u deze niet opnieuw hoeft in te voeren tijdens dit of latere bezoeken);
• Om uw vragen te verwerken en anderszins klantenservice te verlenen;
• Om uw betalingen te verwerken; wij delen en gebruiken Betalingsgegevens zoals beschreven in de sectie hieronder getiteld Betalingsgegevens;
• Om onbevoegd gebruik of misbruik van de Producten en onze andere producten en diensten te beheersen, of anderszins activiteiten op te sporen, te onderzoeken of te voorkomen die mogelijk in strijd zijn met ons beleid of onwettig zijn;
• Om trends te analyseren, de Producten te beheren of te optimaliseren, gebruiks- of verkeerspatronen te monitoren (waaronder het volgen van de bewegingen van gebruikers binnen de Producten) en demografische informatie over ons gebruikersbestand als geheel te verzamelen;
• Om rechtstreeks met u te communiceren, onder meer door u nieuwsbrieven, promoties en speciale aanbiedingen of informatie over nieuwe producten en diensten te sturen. Uw afmeldopties voor promotionele communicatie worden beschreven in de sectie hieronder getiteld Uw controlemogelijkheden en keuzes; en
• Op de wijze zoals aan u beschreven op het moment van verzameling of zoals anderszins beschreven in dit Privacybeleid.

Op interesses gebaseerde advertenties

Wij en onze externe advertentiepartners kunnen cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om informatie over u te verzamelen (waaronder de hierboven beschreven Technische, Gebruiks- en Locatiegegevens) in de loop van de tijd, via onze Dienst en andere sites en diensten, en via uw interactie met onze e-mails, en die informatie gebruiken om advertenties te tonen waarvan zij denken dat deze u zullen interesseren. Deze advertenties worden “op interesses gebaseerde advertenties” genoemd.

Het delen van uw informatie met derden

Wij delen of verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden, behalve in de volgende beperkte gevallen:

• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met onze moedermaatschappijen, dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen;
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met externe dienstverleners om deze partijen in staat te stellen diensten te verlenen die ons helpen bij onze bedrijfsactiviteiten, waaronder ondersteuning bij marketing, het adverteren van ons product-/dienstenaanbod, of het leveren, onderhouden en verbeteren van de functies en functionaliteiten van het Product, onder andere. Wij kunnen bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan onze dienstverleners voor het rechtstreeks verzenden van onze nieuwsbrieven of meldingen over ons product-/dienstenaanbod. De gedeelde gegevens kunnen bestaan uit naam, functietitel, e-mailadres, berichtgeschiedenis en bedrijfsinformatie. Alle derden zijn contractueel verplicht om te voldoen aan passende beveiligingseisen en aan alle toepasselijke wetgeving;
• Wij kunnen externe bedrijven toestaan informatie te verzamelen over uw activiteiten op de Producten en andere onlinediensten om de levering van op interesses gebaseerde advertenties te faciliteren, en/of gehashte klantenlijsten die wij met hen hebben gedeeld gebruiken om advertenties te leveren aan onze klanten en vergelijkbare gebruikers op hun platforms;
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen wanneer wij te goeder trouw van mening zijn dat toegang tot, gebruik, bewaring of openbaarmaking van dergelijke informatie redelijkerwijs noodzakelijk is om (a) te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, juridische procedures of afdwingbare overheidsverzoeken, (b) een Klantovereenkomst af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen daarvan, of (c) te beschermen tegen dreigende schade aan onze rechten, eigendommen of veiligheid, of die van onze gebruikers of het publiek, zoals vereist of toegestaan door de wet;
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden (waaronder onze dienstverleners en overheidsinstanties) om fraude of beveiligings- of technische problemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken;
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met onze zakenpartners die samen met ons een dienst aan u aanbieden, bijvoorbeeld bij een gezamenlijke promotieactie;
• Wij kunnen uw Betalingsgegevens delen om uw betalingen te verwerken, zoals verder beschreven in de sectie hieronder getiteld Betalingsgegevens;
• Wij kunnen uw persoonsgegevens delen en/of overdragen als wij betrokken raken bij een fusie, overname, faillissement of enige vorm van verkoop van (een deel van) onze activa; en
• Wij kunnen uw persoonsgegevens met een derde delen als u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Wij kunnen ook geaggregeerde of geanonimiseerde informatie delen met derden voor andere doeleinden. Dergelijke informatie identificeert u niet individueel, maar kan gebruiks-, weergave- en technische informatie bevatten, zoals de soorten Producten die onze klanten en gebruikers over het algemeen gebruiken, de configuratie van hun computers en prestatiegegevens met betrekking tot het gebruik van Producten die wij via onze technologie hebben verzameld. Indien wij op grond van toepasselijke wetgeving verplicht zijn dergelijke informatie als persoonsgegevens te behandelen, zullen wij deze uitsluitend openbaar maken zoals hierboven beschreven. In andere gevallen kunnen wij dergelijke informatie om welke reden dan ook openbaar maken.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens soms aan andere bedrijven en bepaalde dienstverleners die namens ons bepaalde bedrijfsactiviteiten uitvoeren. Dit omvat:

• Amazon Web Services, Inc.
• Google Ireland Limited.
• MongoDB, Inc.
• Microsoft Corporation.

Gebruik van spraakfunctionaliteiten en subverwerkers

Ja, wij willen gebruikmaken van de spraakfunctionaliteiten voor de Conversed.ai AI Assistent. Wij zijn daarom overeengekomen dat Conversed.ai ElevenLabs mag inschakelen als subverwerker onder de voorwaarden van de verwerkersovereenkomst tussen Conversed.ai en ElevenLabs. Deze overeenkomst bepaalt onder meer dat ElevenLabs andere subverwerkers mag inschakelen en dat het onder strikte voorwaarden persoonsgegevens mag doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. De verwerkersovereenkomst en de lijst met subverwerkers zijn te vinden op de website van ElevenLabs.

Betalingsgegevens

Wanneer u een aankoop doet via de Producten, worden eventuele creditcardgegevens die u verstrekt als onderdeel van uw Betalingsgegevens rechtstreeks verzameld en verwerkt door onze betalingsverwerker Stripe, via hun Stripe Checkout-dienst. Wij ontvangen of bewaren nooit uw volledige creditcardgegevens. Stripe verbindt zich ertoe te voldoen aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) en gebruik te maken van standaardbeveiliging binnen de sector. Stripe kan uw Betalingsgegevens gebruiken in overeenstemming met hun eigen privacybeleid, te vinden op: https://stripe.com/us/checkout/legal.

Overige toegang tot of openbaarmaking van uw informatie

De Producten kunnen ook links bevatten naar websites van derden. Dit Privacybeleid is uitsluitend van toepassing op informatie die door ons wordt verzameld. Zelfs als de derde partij met ons verbonden is via een zakelijk partnerschap of anderszins, zijn wij niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van een dergelijke derde partij. Wij raden u aan zich vertrouwd te maken met het privacybeleid van dergelijke derde partijen om te bepalen hoe zij omgaan met informatie die zij afzonderlijk van u verzamelen. Houd er rekening mee dat wij u niet waarschuwen wanneer u ervoor kiest om door te klikken naar een andere website tijdens het gebruik van de Producten.

De Websites bevatten functies waarmee u recensies, opmerkingen of andere content kunt plaatsen die openbaar zichtbaar is. U dient zich ervan bewust te zijn dat persoonsgegevens die u indient als onderdeel van dergelijke berichten, kunnen worden gelezen, verzameld of gebruikt door andere bezoekers van de Websites, en kunnen worden gebruikt om u ongevraagde berichten te sturen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die u ervoor kiest openbaar te plaatsen op de Websites.

Uw rechten en keuzes

Afmeldopties

Wij kunnen u de mogelijkheid bieden om u af te melden voor het gebruik van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden, wanneer wij om deze informatie vragen. Als u besluit zich af te melden, kunnen wij mogelijk bepaalde functies van de Producten niet aan u leveren.

Communicatievoorkeuren

Als u onze nieuwsbrief en promotionele communicatie niet langer wenst te ontvangen, kunt u zich hiervoor afmelden door de instructies te volgen die zijn opgenomen in dergelijke communicatie of op de Producten. Houd er rekening mee dat u zich mogelijk niet kunt afmelden voor bepaalde dienstgerelateerde communicatie.

Hoe wij reageren op Do Not Track-signalen

Uw webbrowser kan een “do not track”-instelling hebben die, indien ingeschakeld, ervoor zorgt dat uw browser een do-not-track HTTP-header of “signaal” verstuurt naar elke site die u bezoekt. Op dit moment reageren de Producten niet op dit type signaal.

Rechten van betrokkenen

U kunt te allen tijde uw persoonsgegevens inzien, rectificeren, verwijderen, beperken of exporteren door ons te e-mailen op privacy@conversed.ai. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens.

Overdraagbaarheid van gegevens

In overeenstemming met de AVG zullen wij, bij de uitoefening van het recht op overdraagbaarheid van gegevens, ons uiterste best doen om, waar technisch mogelijk, de betrokkene in staat te stellen zijn persoonsgegevens in een overdraagbaar formaat te downloaden, zodat hij deze gegevens rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere kan overzetten.

Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

In overeenstemming met de AVG heeft elke betrokkene, onverminderd andere mogelijkheden van administratief of gerechtelijk beroep, het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar hij of zij gewoonlijk verblijft, werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden, indien de betrokkene van mening is dat de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens in strijd is met deze Verordening.

Toegang tot en het bijwerken van uw persoonsgegevens

Wanneer u onze Producten gebruikt, doen wij te goeder trouw moeite om u op uw verzoek toegang te geven tot uw persoonsgegevens en u ofwel de middelen te bieden om deze informatie te corrigeren als deze onjuist is, of om deze op uw verzoek te verwijderen als deze niet anderszins wettelijk of om legitieme bedrijfsredenen bewaard moet blijven. U kunt uw informatie op elk moment inzien, beoordelen, corrigeren, bijwerken, wijzigen of verwijderen. Neem hiervoor contact met ons op via privacy@conversed.ai met uw naam en de informatie waarvan u inzage, correctie of verwijdering verzoekt, of, als u de Dienst gebruikt, log in op uw account, ga naar uw profiel en breng de gewenste wijzigingen aan. Wij kunnen weigeren verzoeken te verwerken die onredelijk repetitief of systematisch zijn, onevenredige technische inspanning vereisen (bijvoorbeeld verzoeken met betrekking tot informatie op back-uptapes), de privacy van anderen in gevaar brengen, uiterst onpraktisch zouden zijn, of waarvoor toegang anderszins niet vereist is. In alle gevallen waarin wij toegang tot en correctie van informatie bieden, doen wij dit kosteloos, tenzij dit een onevenredige inspanning zou vergen.

Houd er rekening mee dat als u stopt met het gebruik van de Dienst, of als wij uw toegang tot de Dienst beëindigen in overeenstemming met uw Algemene Voorwaarden, u mogelijk niet langer de mogelijkheid heeft om uw informatie in te zien of bij te werken.

Wij kunnen uw informatie bewaren voor zover nodig om de Producten te ondersteunen, te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of geschillen te beslechten. Houd er rekening mee dat content die u plaatst, op de Producten kan blijven staan, zelfs nadat u stopt met het gebruik van de Producten of wij uw toegang tot de Producten beëindigen.

Wijzigingen in het Privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om ons Privacybeleid op elk moment te wijzigen. Als wij wijzigingen aanbrengen, zullen wij deze publiceren en op deze pagina de nieuwe ingangsdatum van het beleid vermelden. Als wij materiële wijzigingen aanbrengen in dit beleid, stellen wij u hiervan op de hoogte per e-mail of via een melding op de Producten.

Geen kinderen onder de 16 jaar

De Producten zijn niet bedoeld voor gebruik door personen jonger dan 16 jaar, en Conversed.ai verzamelt of vraagt niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Als u jonger bent dan 16 jaar, mag u niet proberen zich te registreren voor de Producten of ons informatie over uzelf te sturen, waaronder uw naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres. In het geval dat wij bevestigen dat wij persoonsgegevens hebben verzameld van iemand jonger dan 16 jaar zonder verificatie van ouderlijke toestemming, zullen wij deze informatie onmiddellijk verwijderen. Als u een ouder of wettelijke voogd bent van een kind jonger dan 16 jaar en van mening bent dat wij mogelijk informatie van of over dat kind hebben, neem dan contact met ons op via het e-mailadres of postadres dat aan het einde van dit Privacybeleid wordt vermeld.

Beveiliging

De beveiliging van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. Wij handhaven verschillende passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens over u tot medewerkers van wie wij redelijkerwijs aannemen dat zij met deze informatie in aanraking moeten komen om producten of diensten aan u te leveren of om hun werk te kunnen doen. Verder hebben wij redelijke fysieke, elektronische en procedurele waarborgen geïmplementeerd die zijn ontworpen om persoonsgegevens over u te beschermen. Wanneer u gevoelige informatie invoert (zoals uw wachtwoord), versleutelen wij deze informatie tijdens de verzending met behulp van de in de sector gebruikelijke Transport Layer Security (TLS)-versleutelingstechnologie. Geen enkele methode van verzending via internet, methode van elektronische opslag of andere beveiligingsmethode is honderd procent veilig. Daarom kunnen wij, hoewel wij redelijke inspanningen leveren om uw persoonsgegevens te beschermen, de absolute veiligheid ervan niet garanderen.

Locatie van persoonsgegevens

Al onze gegevens worden opgeslagen op servers die zich bevinden in lidstaten van de EER.

Contact met ons opnemen

Als u vragen heeft of contact met ons wilt opnemen over dit Privacybeleid, e-mail ons dan op privacy@conversed.ai.