ConverScribe AI Agent

Je start een opname met één klik en ziet het gesprek meteen als tekst in beeld verschijnen. Elke passage krijgt een tijdstempel, zodat je later precies terugvindt wanneer iets gezegd is. Je hoeft niet meer mee te typen of achteraf aantekeningen uit te werken: je houdt je aandacht bij de persoon tegenover je. Zodra je stopt, wordt de transcriptie afgerond en staat de opname samen met de audio klaar om terug te luisteren.

Een volledige transcriptie is waardevol, maar niemand wil een half uur tekst doorlezen om de kern te vinden. ConverScribe schrijft daarom direct na afloop een samenvatting van het gesprek en geeft de opname een herkenbare titel. Die samenvatting kun je bekijken, kopiëren, per e-mail versturen of als basis gebruiken voor een verslag. Zo heb je binnen een paar seconden een bruikbaar overzicht van wat er besproken en afgesproken is.

In de zorg gaat een groot deel van de werkdag op aan verslaglegging. Na elk consult moet het gesprek worden uitgewerkt, in de juiste structuur gezet en in het dossier vastgelegd. Dat kost tijd die niet naar de cliënt of patiënt gaat, en het werk schuift vaak door naar het einde van de dag.

Met ConverScribe maak je van een opgenomen consult met één klik een gestructureerd consultverslag, verdeeld in situatie, bevindingen, advies en afspraken, en vervolg. De zorgprofessional controleert het verslag, vult aan waar nodig en verstuurt het naar het EPD of per e-mail naar de juiste ontvanger. Denk aan een bedrijfsarts die na een verzuimconsult binnen een minuut een verslag voor de werkgever klaar heeft, of een behandelaar die een doorverwijzing direct kan vastleggen. Het administratieve proces wordt daarmee een stuk korter, en de professional houdt tijd over voor waar het echt om draait.

Veel waardevolle kennis zit in gesprekken die je supportteam elke dag voert. Een klant belt over een dubbele afschrijving, een collega legt uit hoe je een storing oplost, en daarna verdwijnt die kennis weer. Met ConverScribe stuur je de transcriptie en samenvatting van zo’n gesprek met één klik door naar Article Architect.

Article Architect zet het gesprek om in een kennisartikel voor je centrale kennisbank. Zo wordt elke oplossing die één keer goed is uitgelegd, herbruikbaar voor het hele team en voor je AI Agents. In het overzicht van je opnames zie je direct welke gesprekken al in Article Architect staan.

In bijna elk gesprek worden afspraken gemaakt: iemand stuurt een offerte, een collega zoekt iets uit, een verwijzing moet worden aangemaakt. Met Create Requests leest ConverScribe het gesprek door en haalt de actiepunten eruit. Die worden vastgelegd als Requests in het Conversed.ai platform, zodat de opvolging zichtbaar is en niets blijft liggen. Een teamoverleg over de roadmap levert zo direct een lijst met concrete vervolgstappen op.

Niet elk gesprek hoeft naar een dossier of kennisbank. Soms wil je de samenvatting gewoon naar een collega mailen, in een ander systeem plakken of de volledige transcriptie bewaren. Rond de opnameknop vind je alle opties bij elkaar: samenvatting bekijken of kopiëren, versturen per e-mail, de transcriptie downloaden en de audio downloaden. Zo past ConverScribe in je bestaande manier van werken, zonder dat je iets hoeft om te gooien.

Alle eerdere opnames staan in één overzicht, met titel, korte omschrijving, duur en datum. Per gesprek zie je de status: wordt er nog samengevat, is de samenvatting klaar of staat het gesprek al in Article Architect. Je opent een opname om hem terug te luisteren, de samenvatting te bewerken of alsnog te delen. Zo bouw je zonder extra moeite een doorzoekbaar archief op van je belangrijkste gesprekken.

Gesprekken bevatten vaak de meest gevoelige informatie die er is, zeker in de zorg. Daarom is privacy bij ConverScribe geen sluitstuk, maar het vertrekpunt van het ontwerp. Voordat een verslag naar een dossier gaat, bevestigt de professional dat de cliënt toestemming heeft gegeven voor opname en verslaglegging. Een verslag wordt niet automatisch verstuurd: je leest het eerst, past het aan waar nodig en verstuurt het pas als het klopt. De professional blijft dus altijd eindverantwoordelijk.

Persoonsgegevens worden gepseudonimiseerd voordat ze verwerkt worden, en we hanteren het uitgangspunt dat direct identificeerbare gegevens zo veel mogelijk buiten het taalmodel blijven. Namen, BSN, geboortedata en medische details worden waar mogelijk vervangen door verwijzingen, zodat het model alleen ziet wat nodig is om een goed verslag te maken. Dataminimalisatie is daarmee standaard, en ConverScribe werkt volgens de eisen van de AVG en de Europese AI Act.

Conversed.ai is ISO 27001 en ISO 9001 gecertificeerd. ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging en zorgt voor een systematische aanpak van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens. ISO 9001 borgt dat we onze dienstverlening op een consistente en controleerbare manier leveren en blijven verbeteren. ConverScribe valt onder hetzelfde managementsysteem als de rest van het Conversed.ai platform, zodat je voor transcripties dezelfde zekerheid hebt als voor je andere AI Agents.

ConverScribe is onderdeel van het Conversed.ai platform en werkt samen met de rest van je AI-omgeving. Gesprekken die via ConverScribe worden omgezet in kennisartikelen, voeden je Klantenservice, HR en IT AI Agents met kennis uit de praktijk. Die agents geven daardoor betere antwoorden, en de gesprekken die zij niet zelf kunnen oplossen, leveren weer nieuwe kennis op. Actiepunten komen als Requests in hetzelfde platform terecht. Zo ontstaat een zelfversterkende cyclus waarin elk gesprek je organisatie een beetje slimmer maakt.