Versie september 2026
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Conversed.ai B.V. (“Conversed.ai”, “wij”) omgaat met persoonsgegevens van bezoekers van onze website, zakelijke contacten, prospects en vertegenwoordigers van onze klanten. Zij geldt niet voor eindgebruikers van de AI Agents die wij voor onze klanten bouwen; zie de toelichting direct hieronder.
Verwerkingsverantwoordelijke
Conversed.ai B.V., J.M. Keynesplein 4, 1066 EP Amsterdam
Vragen over privacy: privacy@conversed.ai
Bent u eindgebruiker van een AI Agent van een van onze klanten?
Heeft u gechat, gemaild of gebeld met een AI Agent van een organisatie die met Conversed.ai werkt (bijvoorbeeld een zorginstelling, arbodienst of webshop)? Dan is deze verklaring niet op u van toepassing. Conversed.ai is in dat geval verwerker: wij verwerken uw gegevens uitsluitend namens en in opdracht van de organisatie waarmee u contact had. Die organisatie is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt welke gegevens worden verwerkt, waarvoor en hoe lang. Raadpleeg de privacyverklaring van die organisatie en richt uw vragen en verzoeken, bijvoorbeeld om inzage of verwijdering, aan hen; wij ondersteunen hen daarbij.
De afspraken over deze verwerking, inclusief de subverwerkers die wij inschakelen, liggen vast in de verwerkersovereenkomst met onze klant. Alle gegevens die wij namens onze klanten verwerken, worden gehost binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
1. Voor wie geldt deze verklaring wel
Deze verklaring geldt voor:
- bezoekers van conversed.ai en onze andere websites;
- personen die wij benaderen of die contact met ons opnemen over onze diensten (prospects en zakelijke contacten);
- medewerkers en vertegenwoordigers van onze klanten die met ons samenwerken of gebruikmaken van platform.conversed.ai;
- sollicitanten.
2. Websitebezoekers
Op onze websites verzamelen wij:
- technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaat en bezochte pagina’s;
- gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken, zie de cookiebanner voor uw keuzes;
- gegevens die u zelf invult, bijvoorbeeld bij een demo-aanvraag, download of contactformulier.
Wij gebruiken deze gegevens om de website te laten werken, het gebruik te analyseren (Google Analytics) en om onze diensten onder de aandacht te brengen bij een relevante doelgroep op LinkedIn en Google.
Grondslag: noodzakelijke cookies op basis van gerechtvaardigd belang; analytische en marketingcookies uitsluitend met uw toestemming via de cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen op de website.
Bewaartermijn: websitegegevens bewaren wij maximaal 9 maanden; formuliergegevens vallen onder paragraaf 3.
3. Prospects en zakelijke contacten
Conversed.ai levert AI Agents aan organisaties. Om die organisaties te bereiken, benaderen wij personen in hun professionele rol, bijvoorbeeld managers klantenservice, HR, IT of marketing.
Welke gegevens: naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, LinkedIn-profiel, en de inhoud en historie van ons contact (e-mails, gespreksnotities, afspraken).
Waar de gegevens vandaan komen: van uzelf, van uw organisatie, uit openbare bronnen (uw bedrijfswebsite, LinkedIn, het Handelsregister) en via ons netwerk en evenementen. Benaderen wij u zonder dat u eerder contact met ons had, dan informeren wij u bij dat eerste contact over deze verklaring.
Grondslag: gerechtvaardigd belang. Wij hebben er een commercieel belang bij om organisaties te informeren over onze diensten, en wij beperken ons daarbij tot zakelijke contactgegevens, professionele rollen en een relevant aanbod.
Uw keuze: u kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails, door het in een gesprek aan te geven, of via privacy@conversed.ai. Wij nemen uw afmelding op in een suppressielijst, zodat u via geen enkel kanaal opnieuw wordt benaderd.
Bewaartermijn: totdat u zich afmeldt, of tot 24 maanden na het laatste contact.
4. Klanten en hun vertegenwoordigers
Werkt uw organisatie met Conversed.ai, dan verwerken wij gegevens van de medewerkers die bij de samenwerking betrokken zijn.
Welke gegevens: contactgegevens, functie, accountgegevens voor platform.conversed.ai, communicatie over de samenwerking, gegevens in contracten en facturen, en gebruiksgegevens van het platform. Voor het gebruik van het platform geldt aanvullend de privacyverklaring die u in het platform vindt.
Waarvoor: het uitvoeren van de overeenkomst, support, facturatie en administratie, en het verbeteren van het platform.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen (administratie- en fiscale bewaarplicht) en gerechtvaardigd belang (productverbetering, relatiebeheer).
Bewaartermijn: gedurende de overeenkomst en tot 24 maanden daarna; financiële administratie 7 jaar op grond van de wettelijke bewaarplicht.
5. Sollicitanten
Solliciteert u bij Conversed.ai, dan verwerken wij uw cv, motivatie, contactgegevens en gespreksnotities om uw sollicitatie te beoordelen. Grondslag: gerechtvaardigd belang en, bij aanname, de arbeidsovereenkomst. Wij bewaren sollicitatiegegevens tot 4 weken na afronding van de procedure, of tot 12 maanden met uw toestemming.
6. Gebruik van AI-tools in onze eigen bedrijfsvoering
Net als onze klanten gebruiken wij AI in ons dagelijkse werk. Concreet gebruiken wij AI-assistenten voor het opstellen en samenvatten van zakelijke correspondentie, het bijhouden van ons CRM en het maken van gespreksnotities van vergaderingen. Daarbij kunnen zakelijke contactgegevens en de inhoud van onze correspondentie met u worden verwerkt.
Wij hebben deze tools zo ingericht dat onze gegevens niet worden gebruikt om AI-modellen van de leverancier te trainen. Deze tools worden uitsluitend ingezet voor onze eigen commerciële en administratieve processen. Zij worden niet gebruikt voor de verwerking van gegevens van eindgebruikers van de AI Agents van onze klanten; die verwerking vindt volledig plaats binnen ons eigen platform in de EER, onder de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
Nemen wij een gesprek op, bijvoorbeeld een online meeting, dan melden wij dat aan het begin van het gesprek. Opnames en transcripties bewaren wij maximaal 12 maanden.
7. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens met dienstverleners die namens ons werken (verwerkers), met partijen die zelf verantwoordelijke zijn (bijvoorbeeld onze accountant of een advertentieplatform), en wanneer de wet dat vereist.
| Categorie | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Hosting en database (Amazon Web Services, MongoDB) | Hosting van website en platform | EER |
| Kantoorautomatisering en e-mail (Microsoft 365) | Communicatie, agenda, documenten | EER |
| CRM en facturatie (Teamleader, AFAS) | Relatiebeheer, offertes, facturatie | EER |
| Websiteanalyse en advertenties (Google, LinkedIn) | Statistieken, advertentiecampagnes | EER, met mogelijke doorgifte naar de VS onder standaardcontractbepalingen |
| AI-assistenten en gespreksnotities (Anthropic, Wave) | Zie paragraaf 6 | VS, onder standaardcontractbepalingen |
Bij een fusie, overname of verkoop van (een deel van) onze onderneming kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de betrokken partij, onder dezelfde waarborgen.
Doorgifte buiten de EER: ons platform en de gegevens van eindgebruikers die wij namens onze klanten verwerken, blijven binnen de EER. Voor enkele tools in onze eigen bedrijfsvoering kunnen gegevens van zakelijke contacten (prospects en klantvertegenwoordigers) worden verwerkt in de Verenigde Staten. Op die doorgifte zijn de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie van toepassing.
8. Beveiliging
Conversed.ai is gecertificeerd volgens ISO 27001 en ISO 9001. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van gegevens in transit en at rest, toegangsbeheer op basis van rollen, logging en monitoring, en periodieke beoordeling van onze leveranciers. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers die deze voor hun werk nodig hebben.
Ziet u een beveiligingskwetsbaarheid, meld die dan via security@conversed.ai.
9. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing. Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking.
Stuur uw verzoek naar privacy@conversed.ai. Wij reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op conversed.ai. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten per e-mail.
11. Contact
Conversed.ai B.V.
J.M. Keynesplein 4, 1066 EP Amsterdam
privacy@conversed.ai