KI-Agenten auf Sie AFAS-Daten

AFAS ist für viele Organisationen das Herz der Personalverwaltung. Über die Verknüpfung zwischen Conversed.ai und der AFAS HR-API rufen unsere KI-Agenten in Echtzeit und sicher Personaldaten ab, man denke an Name, Alter, Position, Beschäftigungsverhältnis, Vertragsform und Urlaubssaldo. Der Agent kombiniert diese Daten anschließend mit Arbeitsbedingungen und HR-Dokumentationen aus Systemen wie Zendesk, Freshdesk, SharePoint oder Google Drive. So erhält ein Mitarbeiter auf eine Frage wie “Wie viele Urlaubstage habe ich noch?” oder “Welche Regelung gilt für meinen Vertrag?” sofort eine persönliche und korrekte Antwort, ohne dass ein HR-Mitarbeiter eingreifen muss.

Neben HR bietet AFAS eine vollwertige Finance-API. Über GetConnectoren und OData-Schnittstellen rufen unsere KI-Agenten nahezu alle Finanzdaten ab: Finanztransaktionen, Buchungstage, Sachkonten und Buchungssätze sowie Verkaufs- und Einkaufsrechnungen mit den dazugehörigen Status- und Kundeninformationen. Für große Datensätze, Nachkalkulationen, Umsatzmodelle und offene Posten verwenden wir OData-Schnittstellen, die sich speziell für großes Volumen eignen. Dadurch kann ein Finanzagent den Status einer Rechnung erläutern, offene Posten transparent machen oder eine Buchung analysieren, stets auf Basis der aktuellen Zahlen in Profit.

Eine der stärksten Eigenschaften der AFAS-Integration ist der Grad der Kontrolle. Sie definieren selbst, welche GetConnectoren verfügbar sind und somit genau, welche Felder ein KI-Agent zu sehen bekommt: Beträge, Daten, Beziehungen, Kostenträger, Kostenstellen, MwSt.-Codes und mehr. So bestimmen Sie auf Feldebene, was ein Agent abrufen darf und was nicht. Ein HR-Agent erhält keine Einsicht in Hauptbuchungen und ein finance-Agent sieht keine persönlichen Personaldetails. Diese granulare Autorisierung sorgt dafür, dass Daten ausschließlich dort erschlossen werden, wo dies sowohl funktionell als auch rechtlich vertretbar ist.

Die AFAS-Integration geht über strukturierte Felder hinaus. Über die REST-Endpunkte von AFAS, FileConnector, ReportConnector und ImageConnector rufen unsere KI-Agenten auch zugrundeliegende Dateien ab: PDF-Rechnungen, Berichte und Bilder, die mit einer Buchung oder einem Kontakt verknüpft sind. In Kombination mit Scan & Herken, womit AFAS Eingangsrechnungen automatisch einliest und bucht, kann der Agent auf Basis der Rechnungsdaten und Buchungen Analysen erstellen, Prüfungen durchführen oder eine Erläuterung geben. So hat Ihr Team nicht nur eine Nummer oder einen Betrag, sondern das vollständige Dokument griffbereit.

Personal- und Finanzdaten gehören zu den sensibelsten Daten innerhalb einer Organisation. Daher ist die AFAS-Schnittstelle nach dem Prinzip der geringsten Privilegien aufgebaut: Der Agent erhält ausschließlich Zugriff auf die Felder, die für die Aufgabe erforderlich sind. Alle personenbezogenen Daten, die von unseren KI-Agenten verarbeitet werden, werden pseudonymisiert, wodurch Namen, Sozialversicherungsnummern und andere rückverfolgbare Daten niemals direkt sichtbar sind. Die Verarbeitung ist vollständig DSGVO-konform und stimmt mit den Anforderungen des europäischen KI-Gesetzes überein. So nutzen Sie die Kraft Ihrer AFAS-Daten, ohne Abstriche bei Sicherheit oder Compliance zu machen.

Der echte Mehrwert entsteht, wenn AFAS-Daten mit dem Wissen kombiniert werden, das an anderer Stelle in Ihrer Organisation vorhanden ist. Über Retrieval-Augmented Generation (RAG) verknüpft Conversed.ai die strukturierten Daten aus AFAS mit Dokumentationen aus Systemen wie Zendesk, Freshdesk, SharePoint und Google Drive. Ein HR-Agent bereichert so einen persönlichen Urlaubsanspruch aus AFAS mit der passenden Urlaubsregelung aus Ihrem Personalhandbuch; ein Finanzagent verbindet einen Rechnungsstatus mit der dazugehörigen Einkaufsrichtlinie. Das Resultat ist eine Antwort, die sachlich korrekt und kontextuell vollständig ist.

Mit dem AI Optimization Studio von Conversed.ai behalten Sie die vollständige Kontrolle darüber, was Ihre KI-Agenten mit den AFAS-Daten machen. Sie sehen in Echtzeit, welche Fragen gestellt werden, wie der Agent abschneidet und wo Verbesserungen möglich sind. Mittels menschlichen Feedbacks wird die Genauigkeit der Antworten kontinuierlich verbessert, während Dashboards Einblicke in häufig gestellte Themen und Trends innerhalb von HR und Finance geben. So bleibt die Integration nicht nur sicher und aktuell, sondern liefert kontinuierlich wertvolle Erkenntnisse für Ihre breitere Unternehmensführung.